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Vaga de Assistente Executiva Bilingue | Bilingual Executive Assistant
Takeda Farmacêutica Brasil em São Paulo - SP

Descrição da Vaga

Assistente Executiva Bilingue | Bilingual Executive Assistant

Job Description

Proficiency in local language is required

Job Summary

Assist the director and his/her team on routine area demands and on support to projects for Takeda Brazil, aiming at optimizing resources, enforcing the company policies, and working efficiently and with quality, always being discreet, reliable and trustworthy.

Responsibilities

1. Request and coordinate national and international trips, guaranteeing the booking of flights, lodging, vehicles, etc., through the agencies defined by Takeda to ensure the enforcement of the travel policy.
2. Manage and pay the virtual travel emission card (EBTA) for the area, complying with correct assignment and forecast of expenses.
3. Organize internal and external national and international events/workshops, taking care of the entire logistics for the event, such as booking the location, transportation, catering, issuing contracts, etc., in order to ensure a quality event within the budget.
4. Control the board and/or area budget with correct assignment of expenses, within the plan, to ensure compliance with the budget.
5. Know, apply and work as a guide on local Takeda Policies, ensuring the strict conduction of processes practiced by the area.
6. Issue and track Service agreements with vendors to ensure compliance with the company policy.
7. Collaborate in area projects assigned by the Director control and request the participation of the area in mandatory training sessions and research studies.
8. Pay the services hired by the area, settle expenses and request payment with the launching in the SAP system, in compliance with the policy.
9. Perform the bureaucratic service related to the area: calls, scheduling meetings, archiving, request for approval, control of the executive's daily activity agenda, etc., enabling an adequate work flow.
10. Support professionals from the areas, as applicable, collaborating with the team work.

Specific Knowledge

MS Office, SAP, Good writing skills.

Academic Degree

College Graduation
Field of study - Secretariat, Letters, Administration

Languages

English - Advanced level
Spanish - Basic level

Work Experience (in years) - Between 4 e 6 years

Missão do cargo

Assistir o diretor e sua equipe nas demandas do dia a dia da área e no suporte a projetos, para a Takeda Brasil, visando a otimização de recursos, o cumprimento das políticas da empresa, um trabalho eficiente, com qualidade, demonstrando sempre discrição, sigilo e confiabilidade.

Responsabilidades

1. Gerenciamento e pagamento do cartão virtual de emissão de viagens (EBTA) da área, observando a correta alocação e previsão das despesas.
2. Organizar eventos/workshops internos e externos, nacionais e internacionais, cuidando de toda a logística do evento, reserva de local, transporte, alimentação, emissão de contrato etc de forma a assegurar um evento de qualidade dentro do orçamento
3. Controlar o budget da diretoria e/ou área com alocação correto das despesas, dentro do planejamento, para garantir o cumprimento do orçamento
4. Conhecer, aplicar e atuar como orientadora das Políticas locais da Takeda garantindo retidão na condução dos processos praticados pela área.
5. Emitir e acompanhar contrato de Serviços com os fornecedores para garantir o cumprimento da política da empresa.
6. Colaborar nos projetos da área designados pelo Diretor controle e cobrança da participação da área em treinamentos e pesquisas obrigatórios.
7. Efetuar pagamentos de serviços contratados pela área, acerto de despesa e solicitação de pagamento com lançamento no sistema SAP conforme política.
8. Efetuar todo o serviço burocrático pertinente à área: ligações, agendamento de reuniões, arquivo, solicitação de aprovação, controle de agenda de atividades diárias do Executivo etc. possibilitando um fluxo de trabalho adequado.
9. Dar suporte aos profissionais das áreas, conforme necessidade, colaborando com o trabalho em equipe.

Conhecimentos Específicos

MS Office SAP Boa redação.

Formação Acadêmica

Nível Superior Completo
Área de estudo - Secretariado, Letras, Administração

Idiomas
Inglês - Nível Avançado
Espanhol - Nível Básico

Experiência
Entre 4 e 6 anos

Locations

Sao Paulo, Brasil

Worker Type

Employee

Worker Sub-Type

Regular

Time Type

Full time

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Avaliações da Takeda Farmacêutica Brasil


Satisfação geral dos funcionários

4.54
  • Remuneração e benefícios
    4.41
  • Oportunidade de carreira
    3.93
  • Cultura da empresa
    4.57
  • Qualidade de vida
    4.23

Recomendam a empresa a um amigo



  • Há 2 meses

    Funcionário


    Prós: Valoriza o funcionário , foca no paciente, antenada com o mundo , respeito com o proficional de saúde , empresa ética , empresa com responsabilidade social

    Contras: Melhorar algumas burocracias e prazos , a empresa tem mais pontos positivos do que negativos , gostaria apenas de ressaltar este ponto como negativo

    Conselhos para presidência: Que ela continue exercendo o excelente papel que vem fazendo

  • Há 20 dias

    A número um da indústria farmacêutica

    Estágio em Propaganda Médica

    Rio de Janeiro, RJ


    Prós: O suporte oferecido aos funcionários para a realização do seu trabalho é muito. Excelentes benefícios e diversos incentivos financeiros que motivam os funcionários a fazerem um bom trabalho.

    Contras: Existem muitas dificuldades de comunicação com os departamentos de suporte de T.I. Os contatos para resolução de problemas relacionados a sistemas são bem extreessantes e cansativos.

    Recomenda a empresa: Sim