Seu dia não rende? Veja dicas para deixá-lo mais produtivo

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Você chega ao escritório, começa a resolver pendências e responder e-mails, aí seu telefone toca, o chefe te pede alguma coisa urgente, um colega te pede aquela planilha importante, você lembra que precisa concluir uma apresentação… De repente, o dia terminou e você não concluiu nada.

Provavelmente você já deve ter se sentido assim e isso é mais comum do que se imagina, mas acumular tarefas dessa forma é muito prejudicial para o seu trabalho e para o seu rendimento como um todo e, por isso, alguma coisa precisa ser mudada. Uma das piores consequências de “atropelar” as tarefas do dia a dia é se tornar um workaholic (viciado em trabalho, em inglês), trabalhando mais de dez horas por dia ou sacrificando os fins de semana.

Para combater esse funcionamento é preciso conhecer algumas ferramentas que te ajudam a deixar seu dia mais produtivo, fazendo com que você trabalhe menos. A seguir, o Love Mondays lista dez ações fáceis e práticas para você adotar no seu dia a dia. Confira!

1. Tenha uma agenda
O costume de utilizar uma agenda melhora muito a sua rotina. Seja eletrônica ou de papel, a agenda tira da sua mente a responsabilidade de armazenar tudo, fazendo com que você se dedique mais ao que está fazendo agora.

2. Divida o seu dia em blocos
Antes de mais nada, anote o tempo que você leva para concluir todas as atividades do seu trabalho. Depois, divida essas atividades em três blocos: as importantes e que trazem resultado, as emergenciais, ou seja, que precisam ser resolvidas na hora, e as circunstanciais, que não trazem resultados muito relevantes. O recomendado é que o profissional gaste, pelo menos, 60% do tempo dela fazendo as atividades do primeiro grupo, que são as mais relevantes.

3. Tenha um grande objetivo para o dia
Logo no começo do dia, priorize uma grande atividade para dedicar mais tempo. Não faça uma lista de cinco ou de sete objetivos. Tudo o que você fizer a mais que o objetivo principal é lucro.

4. Estipule um prazo para concluir tarefas
A primeira coisa que se deve fazer antes de começar a trabalhar em cima de uma tarefa é estipular um prazo para que ela acabe. Por isso, você deve negociar com o seu líder o horário ou data de entrega de um projeto que ele tenha lhe passado.

5. Organize seu e-mail em pastas
O recomendável é criar quatro pastas em seu sistema de e-mails para melhorar o uso da ferramenta. Na 1 você pode colocar os e-mails que aguardam resposta; na 2, as ações não-urgentes; na 3, o arquivo e, na 4, a caixa de entrada tradicional, que deve conter apenas os e-mails que precisam ser respondidos a curto prazo.

6. Compartilhe responsabilidades
Para evitar que você fique mais tempo no escritório porque depende da ação de outros para concluir seu trabalho, invista no diálogo. Deixe claro para as outras pessoas qual é o seu próprio prazo e crie, em conjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que precisa a tempo de você finalizar o projeto.

7. Reserve um tempo para não fazer nada
O tempo ocioso colabora para uma melhor concentração do profissional quando ele sentar e voltar a trabalhar. Por isso, é indicado que você faça intervalos de dez minutos a cada hora para conversar com colegas, comer alguma coisa e descansar.

8. Organize seu ambiente de trabalho
Um ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade. Por isso, reserve um tempo de cada dia para organizar as gavetas, depois outro dia para organizar as pastas e assim por diante.

9. Saiba dizer “não”
Você não é um super-herói ou heroína. Se seu chefe te pedir uma tarefa para daqui a meia hora e você souber que levará mais de duas horas para concluí-la, admita que não conseguirá entregar isso a tempo e que precisará de ajuda. Tenha em mente que a chave do sucesso não é você fazer mais coisas do que se consegue.

Sabemos que não é fácil, porém, com um pouco de disciplina e foco você consegue mudar sua rotina e produzir muito mais. Siga nossas dicas e tenha muito mais satisfação no trabalho!

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