Seis técnicas simples para gerenciar seus e-mails de maneira rápida

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Você certamente já abriu sua caixa de e-mails pela manhã e se deparou com muitas demandas urgentes e pedidos de resposta o mais rápido possível. Nesse momento, você se desespera ou se acalma e tenta responder uma por uma? Se você tiver muitas coisas a fazer durante o dia, certamente a segunda alternativa é mais difícil de ser realizada, então, que tal aprender a gerenciar seus e-mails de uma forma rápida e eficiente?

Muitas pessoas veem o e-mail como uma forma de demonstrar que estão resolvendo as coisas. Por isso, enviam mensagens de noite ou no final de semana, achando que estão “mostrando serviço”. Isso faz com que as caixas de todos fiquem lotadas e não necessariamente as demandas sejam resolvidas. Para evitar que sua caixa vire uma bagunça, listamos algumas dicas. Acompanhe-as:

 

1. Elimine os e-mails em grupo
Faça com que o e-mail seja uma fora de comunicação com poucas pessoas. Para comunicações em massa, use redes sociais, plataformas colaborativas ou até mesmo a intranet. Assim você evita que os e-mails destinados a todos cheguem também até você, lotando sua caixa.

2. Transforme o e-mail em algo valioso
Faça com que o e-mail seja uma comodidade, limitando seu uso aos colaboradores, por exemplo. Já pensou em reduzir para 15 ou 20 o número de e-mails por semana? Assim, você evita que pessoas mandem e-mails sem conteúdo ou sobre assuntos que poderiam ser resolvidos de outra forma. Faça com que o e-mail seja um benefício concedido a uma pessoa, não uma ferramenta que pode ser utilizada indiscriminadamente.

3. Converse mais com as pessoas
Se você senta a duas mesas de uma pessoa, por que enviar um e-mail a ela em vez de ir falar pessoalmente? Experimente levantar-se, andar um pouco e se comunicar. É fácil, rápido e zero burocrático.

4. Crie um mural de e-mails indevidos
A melhor forma de demonstrar o que não deve ser escrito em um e-mail é dando exemplos. Por isso, que tal fixar em um mural aquele e-mail que um colaborador enviou para todos da equipe perguntando sobre dicas de ração para cachorro? Isso faz com que todos entendam que e-mail não é o mural do Facebook ou uma rede social em que todos podem conversar, discutir e falar sobre amenidades. Fazer com que as pessoas enxerguem a diferença de abordagem de assuntos entre as diversas plataformas faz com que elas reduzam o número de e-mails indevidos.

5. Faça logout no seu e-mail
Deixar sua caixa de correio aberta o tempo todo gera uma sensação de angústia e mal estar. Por isso, que tal reservar alguns momentos do dia para checar seus e-mails e, na sequência, fazer logout? Quando abrir a caixa, dê prioridade às respostas mais curtas e rápidas. Assim você conseguirá responder mais e-mails e terá mais tempo livre para fazer outras coisas.

6. Envie menos e-mails
Pode parecer simples e óbvio, mas, se você quiser receber menos e-mails, envie menos também. Procure solucionar as coisas via telefone, chat ou conversando pessoalmente com a pessoa e reserve o e-mail para situações que demandem esse tipo de solução.

 

Para que você tenha uma ideia de como o tempo gasto respondendo e-mails pode comprometer seu trabalho, em 2012, a farmacêutica Boehringer Ingelheim implantou uma iniciativa para reduzir o volume de e-mails enviados e conseguiu diminuir de 9.515 para 6.656 o número de e-mails enviados em um ano. A meta foi alcançada por meio de ações educativas, tais como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necessário ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.

Grande parte das empresas já adotou programas de mensagens instantâneas e ferramentas de colaboração na rede social corporativa, permitindo que vários funcionários trabalhem em um mesmo projeto diretamente, editando um relatório em conjunto, por exemplo, sem precisar trocar várias mensagens entre si. O vício da formalização, que faz com que o chefe sempre seja copiado nos e-mails, também gera resultados negativos, tais como mandar a mensagem para pessoas que não têm nada a ver com o assunto, o que gera um espiral de respostas.

Se você tem problemas com o excesso de e-mails, experimente seguir nossas dicas para reduzir o volume de mensagens. Você verá como o resultado pode ser surpreendente!

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