Reuniões desnecessárias geram perda de 25% ou mais do tempo de trabalho

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Você já teve a sensação de que perde muito tempo em reuniões e sobram poucas horas para, de fato, resolver os problemas? Infelizmente, não é apenas uma sensação, pois esse sintoma aparece em diversas empresas. De acordo com o estudo “Quatro caminhos para uma organização focada” [Four paths to a focused organization], da Bain & Company, em muitas empresas, perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes.

A consultoria calcula que isso equivale a perder dez horas de trabalho semanais de cada um dos colaboradores da empresa, que perdem tempo com burocracias e reuniões de tomadas de decisões. Esse tempo, vale destacar, é totalmente perdido, por conta da complexidade organizacional de cada companhia, que só aumenta conforme ela cresce.

Para ilustrar os momentos em que a complexidade aumenta, a consultoria listou quatro itens que devem ser resolvidos quando passam dos limites:

1. Nós

Os “nós” são pequenos aglomerados de pessoas, intersecções entre áreas, funções ou regiões diferentes, que são criados para resolver um problema. Quanto mais “nós”, maior o grau de complexidade da empresa e mais lentas e difíceis são as tomadas de decisões.

Como resolver isso? Decidindo exatamente onde cada tarefa deve ser desenvolvida. Não é preciso, por exemplo, que cada gerente de área tenha sua equipe de RH, de TI, de finanças e de qualidade.

2. Hierarquia

Quanto mais uma empresa cresce, maior o número de cargos de chefia. A cada novo chefe, uma nova equipe é formada, o que infla a quantidade de pessoas com poder de decisão e, principalmente, o orçamento da empresa, que deverá arcar com os novos salários.

Como resolver? Cortando camadas e determinando qual o nível adequado de supervisão para cada tarefa. Trabalhos mais especializados requerem mais controle, por exemplo.

3. Papéis não muito definidos

Pessoas que não sabem exatamente quais são suas funções e quais metas devem alcançar tendem a não fazer muita coisa.

Como resolver? Delimitando exatamente o que cada um deve fazer dentro da organização e passando as decisões apenas para as pessoas diretamente envolvidas no problema em questão.

4. Espirais

Para resolver um problema, é convocada uma reunião. Nessa reunião, são decididos novos processos para resolver o problema. Para isso, são necessários dados que mostram como andam esses novos processos. A cada reunião, novas medidas são tomadas, que vão precisar de mais dados, e assim, cria-se uma espiral de processos que não leva a solução alguma.

Como resolver? Descobrindo quais são os comportamentos que geram espirais e cortando-os pela raiz: definindo exatamente quais são as metas a serem atingidas e quem são as pessoas que podem tomar esse tipo de decisão.
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