Mil reuniões? Veja como não desperdiçar seu tempo

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Boa comunicação e compartilhamento de informações são dois itens fundamentais para o sucesso no trabalho, independentemente de você ser contratado de uma microempresa ou de uma multinacional. Reuniões são necessárias e utilizadas também para atender a essas necessidades, mas sabemos que elas podem ser chatas, demoradas e, às vezes, uma grande perda de tempo, não é mesmo? (Veja também como se organizar e ter reuniões mais produtivas). 

Entretanto, apesar desse estereótipo das reuniões, elas não precisam ser longas, improdutivas e tampouco chatas. A seguir, listamos algumas ações que você deve tomar para garantir uma reunião produtiva, sem desperdiçar o tempo de ninguém:

1. Elimine os problemas técnicos

Sabe quando você vai fazer uma apresentação ou um call com uma pessoa que não está presente fisicamente e o equipamento não funciona, a conexão cai ou qualquer outro problema acontece e você fica minutos ali, parado, esperando alguém resolver isso ou tentando solucionar a questão sozinho? Isso é um grande desperdício de tempo de todos, incluindo o seu, e para evitar que isso aconteça, certifique-se antes da reunião de que a conexão está boa, os equipamentos estão ligados e funcionando.

Procure também sempre fazer um upgrade dos equipamentos eletrônicos e dos dispositivos de comunicação, como o Skype, que já oferece o Skype Meeting, por meio do qual uma pessoa convidada para a reunião pode se juntar à conversa apenas acessando uma URL de qualquer dispositivo.

2. Planeje reuniões mais curtas

Quanto menos tempo você tem, menos tempo há para perder! Com reuniões mais curtas você se força a abordar o que realmente interessa e evita conversas ou assuntos desnecessários, fazendo com que a reunião seja muito mais rápida e produtiva para todos. Certas coisas podem ser discutidas em cinco ou dez minutos – não em meia ou uma hora.

3. Estabeleça tópicos a serem discutidos

Com uma listinha do que deve ser abordado na reunião fica mais fácil eliminar esses itens, evitando que assuntos genéricos ou que não interessam nesse caso surjam. Seja o mais específico possível ao detalhar o que será discutido na reunião para que todos estejam cientes da pauta.

4. Mostre, não fale apenas

Imagens, gráficos e até anotações e desenhos ajudam a explicar muito melhor do que apenas palavras, além de encurtar tempo e deixar uma reunião mais motivadora. Não tenha medo de usar quadros brancos ou mostrar imagens do seu computador no projetor. Isso melhora a percepção das pessoas e estimula suas ideias.

5. Não vá a reuniões às quais você não precisa estar presente

Sabe quando você é convidado para várias reuniões apenas para “ficar ciente” do que está acontecendo? Se você sentir que sua presença não é necessária, diga isso e poupe-se de gastar tempo com um compromisso que não lhe renderá frutos no trabalho. Um bom profissional sabe o que priorizar para ser produtivo e, por isso, priorize o que realmente for importante para você e seu trabalho. Uma dica é conversar com quem organizou a reunião e explicar que adoraria participar, porém está finalizando um projeto ou trabalhando em algo que requer muita atenção neste momento.
Reuniões podem te ajudar a crescer e melhorar o seu trabalho em geral, mas devem ser bem pensadas e executadas. Com as dicas acima, certamente seu dia renderá muito mais!

 

Escrito por Equipe Love Mondays

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