Como se organizar e ter reuniões mais produtivas

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Reuniões são inevitáveis e servem para alinhar objetivos, dar feedbacks e discutir projetos e iniciativas, porém você já sentiu que algumas reuniões são longas e altamente improdutivas e que, em vez de passar horas em uma sala com colegas, poderia ter produzido coisas muito mais relevantes na sua mesa de trabalho? Essa sensação, infelizmente, é comum em algumas empresas, que ocupam o tempo de seus colaboradores com muitos compromissos que, na maioria dos casos, não rendem resultados concretos.

Interromper esse hábito de convocar reuniões longas e que rendem grande desperdício de tempo é possível! Para isso, basta apenas adotar algumas boas práticas no momento de organizar e executar essa reunião, avaliando, primeiramente, se ela é, de fato, necessária, ou se apenas um telefonema ou conversa rápida já seriam eficientes.

Para que você organize e participe de reuniões mais produtivas, acompanhe as medidas fundamentais que o Love Mondays selecionou para você:

– Priorize os grupos pequenos

Avalie quem, de fato, precisa participar de um reunião. O melhor é contar com um grupo restrito, que estará mais focado aos assuntos discutidos e com maior motivação, já que se envolverá diretamente na realização das ações que ali forem discutidas. Muitas pessoas, mesmo que estejam ali apenas como “ouvintes” atrapalham a reunião e tiram o objetivo do encontro. (Veja, aqui, como melhorar o seu relacionamento com os colegas de trabalho).

– Dê preferência aos encontros presenciais

Diante de tanta tecnologia e facilidades disponíveis hoje em dia, entendemos que é mais fácil organizar uma videoconferência para reunir os profissionais de uma empresa, porém nada substitui o contato entre as pessoas e a consequente interação presencial entre elas. Ideias, sugestões e soluções fluem de maneira muito mais fácil e efetiva quando todos estão juntos.

– Vá direto ao ponto

Cafezinhos, apresentações e conversas paralelas só atrasam uma reunião. Por isso, é fundamental que o objetivo esteja bem claro para todos os participantes, que devem iniciar o encontro com foco no que precisa ser discutido e deliberado. Lembre-se: a simplicidade resulta em processos mais efetivos, mais fáceis de entender e, certamente, muito mais produtivos.

– Atribua a responsabilidade a alguém

É fundamental ter um profissional como o responsável pela execução das ações discutidas nesse tipo de encontro. A dica é que essa pessoa seja indicada antes do início da reunião e, após o encontro, acompanhe e trabalhe as ideias geradas.

– Esqueça o Power Point

Apresentações costumam distrair as pessoas e tornar as reuniões cansativas. Em vez de utilizar o Power Point, que tal mostrar um vídeo motivacional ou, então, contar às pessoas o que você acha mais importante em vez de reunir gráficos e muitas informações em um documento? Isso certamente manterá uma reunião muito mais produtiva e fará com que todos se engajem no momento de estabelecer estratégias e soluções.

Medidas simples e de fácil execução podem representar a diferença entre participar de uma reunião monótona e pouco produtiva e estar presente em um encontro dinâmico, cheio de ideias e resultados concretos. Quando o assunto são reuniões, menos é sempre mais!

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